Анализ загрузки ресурсов

Для того чтобы выяснить, насколько равномерно загружены ресурсы, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов).

Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность (проще говоря, если вместо положенных по графику 8 часов в день поставили 9 или даже 12), будут отмечены красным цветом. На рис. 8.14 не видно, что строка красного цвета, но о превышении доступности говорит значок с восклицательным знаком в левой части строки.

Рис. 8.14. Лист ресурсов

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть.

К этому могут привести несколько причин.

Чаще всего это происходит из-за назначения ресурса нескольким задачам, выполнение которых происходит одновременно. Также к превышению доступности может привести увеличение объема работ задачи.

На представлении Resource Usage (Использование ресурсов) в таблице показана загрузка в часах на каждый день (рис. 8.15).

Рис. 8.15. Ресурсы, вышедшие из нормального графика, выделены красным цветом

Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими способами.

•   Можно сократить некоторые задачи, а если это невозможно, то придется переложить часть работ по их выполнению на других сотрудников. Если сотрудников не хватает, то их придется принять.
•   Еще один способ заключается в том, чтобы не уменьшать объем работы, а засчитать ее как сверхурочную. Тогда она будет оплачиваться по ставке сверхурочных (напомню, что эта ставка указывается на вкладке Costs (Затраты) окна Resource Information (Информация о ресурсе)).
•   Для выравнивания загрузки ресурсов удобно пользоваться встроенными в Microsoft Project автоматизированными средствами или же заниматься этим вручную. В зависимости от ситуации, используется либо ручное, либо автоматическое выравнивание.

Автоматическое выравнивание загрузки

Чтобы заняться выравниваем ресурсов в автоматическом режиме, следует воспользоваться окном Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) (рис. 8.16), которое вызывается с помощью команды Tools > Level Recources (Сервис > Выравнивание загрузки ресурсов).

Рис. 8.16. Окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов)

Переключатели Automatic (Выполнять автоматически) и Manual (Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание.

При первом варианте выравнивание происходит само собой при вводе новых назначений, а при втором (вручную) — только при нажатии кнопки Level Now (Выровнять).

Список Look for overallocations on (Поиск превышений доступности) определяет величину временного блока, в рамках которого компьютер будет искать превышение доступности.

Возможные значения: Minute by Minute (По минутам), Hour by Hour (По часам), Day by Day (По дням), Week by Week (По неделям), Month by Month (По месяцам).

Например, если ресурс назначен на две задачи, каждая из которых длится четыре часа и начинается в 10:00, то при поиске превышения доступности Hour by Hour (По часам) одна из задач будет отложена на четыре часа до 14:00.

Если выбран вариант Day by Day (По дням), то в этом случае выравнивание произведено не будет, потому что превышения рабочих часов в этот день не произошло.

В большинстве случаев удобнее всего выбирать выравнивание именно Hour by Hour (По часам).

Флажок Clear leveling values before leveling (Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием) служит для того, чтобы удалить перед выполнением нового выравнивания ресурсов задержки и прерывания задач, созданные при предыдущем выравнивании.

Область Leveling range (Диапазон выравнивания) для проекта служит для указания промежутка времени, на котором производить выравнивание. При установке переключателя в положение Level entire project (Выравнивание во всем проекте) будет просмотрен весь проект, а при установке в положение Level (Выравнивание в диапазоне) имеется возможность указать требуемый интервал.

В нижней части окна Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов) расположена область Resolving overallocations (Устранение превышений доступности), в которой можно указать различные параметры выравнивания.

Список Leveling order (Порядок выравнивания) имеет три возможных варианта: ID Only (Только по идентификаторам), Standard (Стандартный) и Priority, Standard (По приоритетам, стандартный).

Данный список предназначен для выбора условий, которые Microsoft Project будет использовать при устранении превышений доступности ресурсов.

После определения задач, вызывающих превышение доступности, Microsoft Project выбирает, какие задачи оставить без изменения, а какие выровнять.

•   ID Only (Только по идентификаторам) — означает, что компьютер будет задерживать выполнение задач с большими номерами идентификаторов и только потом все остальные. Приблизительно это означает то, что чем позже создана задача, тем вероятнее она будет задействована (перенесена или разорвана) при выполнении выравнивания.
•   Standard (Стандартный) —установленный по умолчанию режим. При выравнивании учитываются связи с задачами, временной резерв (задача, у которой больше временной резерв, будет отложена в первую очередь), даты, приоритеты и ограничения. Задача с более поздней датой будет отложена первой.
•   Priority, Standard (По приоритетам, стандартный) — здесь в первую очередь учитываются приоритеты, а затем связи с задачами-предшественниками, временной резерв, даты и ограничения.

После списка Leveling order (Порядок выравнивания) расположены четыре флажка.

•   Level only within available slack (Выравнивание только в пределах имеющегося резерва) — его установка задает запрет изменения даты окончания проекта в результате выравнивания. Если этот флажок установлен, то Microsoft Project будет производить выравнивание только тех превышений доступности, устранение которых не приведет к изменению даты окончания проекта. Поэтому могут остаться не выровненные ресурсы. По умолчанию этот флажок снят.
•   Leveling can adjust individual assignments on a task (При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи) — разрешает или запрещает выравнивание ресурса независимо от других ресурсов, работающих над той же задачей. Например, если задаче назначено четыре ресурса и доступность одного из них превышена, то выравнивание может задержать и прервать назначение для ресурса с превышением доступности, а не всю задачу. Этот флажок по умолчанию установлен.
•   Leveling can create splits in remaining work (При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат) — разрешает или запрещает прерывать задачи путем создания прерываний в оставшихся трудозатратах по задаче или назначениях ресурсов. По умолчанию этот флажок установлен.
•   Level resources with the proposed booking type (Выравнивать ресурсы с учетом типов) — по умолчанию снят.

Наконец, в нижней части окна расположено несколько кнопок. Посмотрим, что выполняет каждая из них:

•   Help (Справка) — отображает на экране справочную информацию по выравниванию ресурсов;
•   Clear Leveling (Очистить выравнивание) — позволяет отменить выполненное выравнивание ресурсов;
•   Level Now (Выровнять) — запускает процесс выравнивания ресурсов с параметрами, установленными в этом же окне;
•   ОК — не запускает процесс выравнивания, а закрывает окно Resource Leveling (Выравнивание загрузки ресурсов), но сохраняет установленные параметры;
•   Cancel (Отмена) — закрывает окно, но, в отличие от кнопки ОК, не сохраняет внесенные изменения.

После задания всех необходимых параметров следует нажать кнопку Level Now (Выровнять)!

Отмена выравнивания загрузки

Для отмены выравнивания загрузки ресурсов следует нажать кнопку Clear Leveling (Очистить выравнивание). При этом на экране появится окно Clear Leveling (Очистка выравнивания) с запросом, как именно произвести очистку: для всего проекта (Entire project) или же для выбранных задач (Selected tasks). Следует сделать выбор и нажать кнопку ОК. После этого будет сразу произведена отмена выравнивания.

Нужно заметить, что отменись выравнивание можно только для последней операции в списке. Если после первого выравнивания произвести еще одно, то предыдущее выравнивание отменить уже будет невозможно.

Ручное выравнивание

Иногда проще выполнить выравнивание вручную. Естественно, пользователь может лучше и логичнее перераспределить ресурсы и отложить задачи, чем,это делает компьютер. Но при одном условии — если это сделать реально, то есть если ресурсов с превышением доступности не очень много.

Ручное выравнивание ресурсов осуществляется в два этапа. На первом этапе следует найти задачи, выполнение которых перегружает ресурсы. Затем нужно придумать, как избавиться от перегрузки. Вариантов много:

•   перенести задачу;
•   прервать ее;
•   изменить длительность;
•   уменьшить объем работы;
•   назначить задачу другому ресурсу, который свободен в это время.

Для поиска перегруженных ресурсов воспользуйтесь представлением Resource Usage (Использование ресурсов). В этом представлении помимо того, что перегруженные ресурсы также выделяются красным цветом, в таблице (в правой части экрана) показана загрузка ресурса по дням в часах.

Если у одного ресурса загрузка в конкретный день составляет, например, 11 часов, а у другого ресурса в этот же день загрузка равна 4 часам, то, возможно, решением проблемы будет назначение второму ресурсу части задач первого. Таким образом, можно получить не - 11 и 4, а, скажем, 8 и 7 часов.

Перенос трудозатрат в сверхурочные

Рассмотрим, как можно установить трудозатраты как сверхурочные, которые будут оплачиваться по ставке сверхурочных.

Для этого снова откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов) и добавим столбец Overtim Work (Сверхурочные трудозатраты) (рис. 8.17).

Для задачи, по которой есть превышение доступности, вводим сверхурочные трудозатраты. Вводятся общие трудозатраты, то есть не определенное количество часов каждый день, а сколько часов всего (в данном случае 112).

Затем нужно перейти к представлению Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и изменить длительность задачи, чтобы она стала такой, какой была раньше (при добавлении сверхурочных работ длительность автоматически изменилась). После этих действий превышения доступности уже не будет (рис. 8.18).

Рис. 8.17. Представление Resource Usage (Использование ресурсов)

Рис. 8.18. Изменение длительности задачи